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Workspace Studio行政入門

Workspace Studio：會議紀錄到追蹤清單

把會議紀錄自動轉成 Docs 摘要、Sheets 追蹤表與 Chat 提醒，減少會後散落待辦。

情境

開完會大家都記得有待辦，但兩週後沒人知道誰負責、何時到期、進度在哪裡。

操作步驟

  1. 1

    設計追蹤欄位

    欄位包含事項、負責人、截止日、狀態、來源段落、需確認。

  2. 2

    建立 Flow

    當會議紀錄更新或標記完成時，AI 擷取待辦並寫入 Sheets。

  3. 3

    發提醒

    把本週到期項目整理到 Chat，提醒負責人確認。

  4. 4

    人工校對

    第一次執行後逐項檢查是否擷取錯人名、錯日期或漏任務。

可複製提示詞

提示詞
請設計會議紀錄追蹤 Flow：
輸入：會議紀錄 Docs
輸出：Sheets 追蹤表與 Chat 提醒
欄位：事項／負責人／截止日／狀態／來源段落／需確認
規則：不確定負責人或日期就標「需確認」；不要自行猜測。

完成檢核

  • 每個待辦都有來源段落
  • 不確定資訊被標為需確認
  • Chat 提醒只通知待確認或即將到期項目